Lösungen · Chatbots · Individuelles Projekt Wissens-Chatbots für Ihre Dokumente und Arbeitsabläufe.
Wir entwickeln mit Ihnen eine Anwendung, die passende Informationen findet und vereinbarte Schritte unterstützt.
Die Antwort steht in Ihren Unterlagen. Nur wo?
Richtlinien, Handbücher, Verträge: Das Wissen ist da. Doch bis jemand die richtige Stelle findet, folgen Suchläufe, Rückfragen und E-Mails an das Fachteam.
Ausgangslage: Wissen in vielen Ablagen
Richtlinien liegen im Intranet, Handbücher auf dem Laufwerk, Verträge im Archiv. Die Stichwortsuche findet „Resturlaub“ nicht, wenn im Dokument „nicht genommener Urlaub“ steht.
Mit deepsight: Eine Frage über alle Quellen
Der Wissens-Chatbot durchsucht alle Unterlagen, die Sie freigeben, nach dem Sinn der Frage statt nur nach dem Stichwort und antwortet in ganzen Sätzen.
So funktioniert die SucheAusgangslage: Immer wieder dieselben Fragen
HR, IT-Service oder Innendienst beantworten Tag für Tag Fragen, deren Antwort längst in einer Richtlinie steht. Für knifflige Fälle bleibt weniger Zeit.
Mit deepsight: Erst den Chatbot fragen
Mitarbeitende fragen zuerst den Wissens-Chatbot, statt dem Fachteam zu schreiben. Er antwortet aus denselben Unterlagen, auf die das Fachteam verweisen würde.
Typische FragenAusgangslage: Antworten ohne Beleg
Ein allgemeiner KI-Chat kennt Ihre geltenden Richtlinien nicht. Seine Antworten klingen plausibel, lassen sich aber nicht an Ihren Unterlagen prüfen.
Mit deepsight: Antworten mit Beleg
Der Wissens-Chatbot stützt sich auf Ihre Unterlagen und nennt Dokument und Stelle. So lässt sich nachlesen, worauf eine Antwort beruht.
Zum BeispielAusgangslage: Vertrauliche Unterlagen
Gehaltsregelungen, Verträge oder interne Anweisungen sind nicht für alle bestimmt. Und IT und Datenschutz fragen zu Recht, wo die Unterlagen verarbeitet werden.
Mit deepsight: Rechte und Betrieb nach Ihren Vorgaben
Wer welche Unterlagen über den Chatbot erreicht, legen wir mit Ihnen fest, die Infrastruktur mit Ihrer IT – auf Wunsch mit lokalen Sprachmodellen in Ihrer Umgebung.
Zur Zusammenarbeit und Technik
Eine Antwort, die Sie nachprüfen können
Drei Fragen aus dem Arbeitsalltag, drei Dokumente. Wählen Sie eine Frage.
Betriebsvereinbarung Urlaub · § 4 · Stand 01/2026
(1) Nicht genommener Urlaub kann bis zu einem Umfang von fünf Arbeitstagen in das folgende Kalenderjahr übertragen werden.
(2) Übertragener Urlaub ist bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen.
(3) Abweichende Regelungen bei Elternzeit oder längerer Krankheit richten sich nach § 7.
Wählen Sie einen Satz der Antwort, um die Fundstelle zu sehen.
Fiktive Dokumente zur Veranschaulichung. Wichtige Angaben prüfen Sie an der genannten Stelle.
Nicht zu verwechseln mit dem Assistenten der deepsight cloud: Er beantwortet Fragen zu Ihren Auswertungen, ein Wissens-Chatbot Fragen zu Ihren eigenen Unterlagen.
Finden und Handeln bleiben getrennt
Der Wissens-Chatbot sucht in den Unterlagen, die Sie festlegen, und verweist auf die Stelle. Enthalten die Unterlagen keine passende Information, soll er das sagen statt zu raten; wie zuverlässig das gelingt, prüfen wir gemeinsam an Ihren Fragen.
Vorschlag: Ticket im Service-Desk anlegen
Fiktives Beispiel. Ausgeführt werden nur Schritte, die Sie vorab festlegen, auf Wunsch erst nach Bestätigung.
Wie ein Projekt abläuft
- Anwendungsfall klären
Welche Fragen, welche Unterlagen, welche Schritte, wer nutzt den Wissens-Chatbot?
- Prototyp
Ein erster Stand mit einem Ausschnitt Ihrer Unterlagen.
- Test mit dem Fachteam
Antworten und Fundstellen an echten Fragen prüfen und nachschärfen.
- Betrieb
Zugänge, Aktualisierung der Unterlagen und Weiterentwicklung vereinbaren wir gemeinsam.
Fragen, die Ihre Unterlagen beantworten
Beispiele aus Personal, IT, Vertrieb, Service, Einkauf, Qualität und Marktforschung.
- Welche Unterlagen brauche ich für den Antrag auf Elternzeit?
- Wie richte ich den VPN-Zugang auf einem neuen Laptop ein?
- Welche Leistungen enthält der Tarif Basis, welche nur der Tarif Plus?
- Was bedeutet Fehlercode E42 laut Wartungshandbuch, und was ist zu tun?
- Welche Haftungsgrenze gilt laut Rahmenvertrag bei Lieferverzug?
- Welcher Prüfschritt ist laut Arbeitsanweisung vor der Freigabe vorgesehen?
- Was haben unsere früheren Studienberichte zur Preiswahrnehmung ergeben, und wo steht das?
Gut zu wissen: Was eine Abwägung im Einzelfall verlangt, bleibt bei Ihrem Fachteam.
Womit der Wissens-Chatbot arbeitet
Mit den Dokumenten, mit denen Ihr Team heute schon arbeitet – meist PDF- und Word-Dateien oder Seiten aus Intranet und Wiki.
Gut zu wissen: Gescannte Dokumente brauchen eine Texterkennung. Wie gut sie gelingt, hängt von der Qualität des Scans ab.
Ein Wissens-Chatbot ist nur so gut wie die Unterlagen, auf die er zugreift.
Wie eine Antwort entsteht
Unsere Wissens-Chatbots arbeiten nach dem Verfahren Retrieval-Augmented Generation (RAG): erst suchen, dann formulieren.
- Unterlagen aufbereiten
Die festgelegten Dokumente werden in Abschnitte zerlegt und für die Suche erschlossen. Titel und Abschnitt bleiben erhalten, damit die Antwort die Fundstelle nennen kann.
- Passende Stellen suchen
Zur Frage sucht die Anwendung die passendsten Abschnitte und ordnet sie nach Relevanz. Sie bilden die Grundlage der Antwort.
- Antwort formulieren
Ein Sprachmodell erhält die Frage zusammen mit diesen Abschnitten und formuliert daraus die Antwort, mit Verweis auf Dokument und Stelle.
RAG im Glossar - Regeln anwenden
Je nach Projekt greifen vor der Ausgabe vereinbarte Regeln, etwa eine Begrenzung auf bestimmte Themen oder der Verweis auf eine Ansprechperson.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Lieber ein Bereich mit echten Fragen als ein Chatbot für alles.
Beginnen Sie dort, wo dieselben Fragen immer wieder kommen, und erweitern Sie danach.
Worauf es bei Wissens-Chatbots ankommt
Abschnitte passend schneiden
Wie Dokumente zerlegt werden, entscheidet, ob Tabellen, Fußnoten und Ausnahmen bei der Suche beim zugehörigen Absatz bleiben. Das richten wir an Ihren Dokumenttypen aus.
Nur gültige Fassungen
Liegen mehrere Versionen einer Richtlinie vor, findet die Suche womöglich die veraltete. In den Bestand gehören daher nur freigegebene Fassungen; die Fundstelle nennt den Stand, wenn das Dokument einen angibt.
Datenschutz auch bei den Fragen
Fragen können personenbezogene Angaben enthalten. Ob und wie lange Gespräche gespeichert werden, legen wir mit Ihren Datenschutzverantwortlichen fest. Verarbeiten wir in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Fragen zu Wissens-Chatbots
Nein, eine Garantie gibt es nicht. Auch mit passenden Unterlagen kann ein Sprachmodell eine Ausnahme übersehen oder zwei Stellen falsch verbinden. Deshalb steht die Fundstelle bei der Antwort. Angaben mit rechtlichen oder finanziellen Folgen prüfen Sie dort nach.
Ja, sofern das System eine Schnittstelle bietet, etwa ein Ticket- oder CRM-System. Daten lesen, Einträge vorbereiten, Abläufe anstoßen: Welche Systeme wir anbinden und mit welchen Rechten, klären wir im Projekt. Ausgeführt werden nur vorab festgelegte Schritte, auf Wunsch erst nach Bestätigung.
Feste Pakete gibt es nicht. Der Aufwand für Entwicklung und Betrieb hängt vor allem davon ab, wie viele Quellen angebunden werden, ob der Chatbot Aktionen ausführt und auf welcher Infrastruktur er läuft. Belastbar schätzen wir ihn, sobald der Anwendungsfall geklärt ist: in der Anforderungsbeschreibung mit Aufwandsschätzung.
Ja, etwa auf Fragen zu Tarifen, Produkten oder Bedingungen. Dann empfehlen wir strengere Vorgaben: nur Unterlagen, die für Kundinnen und Kunden freigegeben sind, klare Themengrenzen und einen Weg zu Ihrem Kundenservice, wenn der Chatbot nicht weiterhilft.
Für die IMAP GmbH und die Antidiskriminierungsstelle des Bundes (ADS) entwickeln wir einen KI-gestützten Survey-Chatbot. Er erfasst Diskriminierungserfahrungen in Deutschland strukturiert, mit einer Gesprächsführung, die sich an den Antworten orientiert, und mit Fokus auf Barrierefreiheit. Er führt durch eine Befragung, statt aus Unterlagen zu antworten.
Passend zu Wissens-Chatbots
Ihren Wissens-Chatbot besprechen
Erzählen Sie uns, welche Fragen und Unterlagen Ihr Team beschäftigen.